RIVM maakt tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk met AppSense en ICT-Partners

ICT-Partners ondersteunt RIVM bij de implementatie van AppSense

De Nederlandse rijksoverheid bevindt zich midden in een grootschalig verandertraject naar een Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR). Deze DWR moet tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken. De achterliggende ICT-infrastructuur wordt daarbij voor alle rijksdiensten zoveel mogelijk geüniformeerd en gestandaardiseerd.

Verouderde ICT-omgeving

Het RIVM had eind 2010 een verouderde ICT-omgeving. De systemen waren traag, informatie was soms slecht toegankelijk en er was weinig controle op licenties. Het programma DWR bood een visie op de toekomst. Frank Schuler was op dat moment coördinator werkplekondersteuning en had als een van de weinige medewerkers op de ICT-afdeling veel ervaring met virtualisatie. Hij werd bij het grootschalige werkplekvernieuwingsproject betrokken als expert op het gebied van virtual desktop infrastructure (VDI).

Bijzondere applicaties

Hij vertelt: “RIVM is een bijzondere organisatie. Er werken veel wetenschappers die samenwerken in internationale netwerken. Zij werken veelal met bijzondere en veeleisende applicaties, bijvoorbeeld software waar ze modellen mee kunnen maken of grote datasets mee kunnen doorrekenen. Die applicaties vragen vaak veel rekenkracht en geheugencapaciteit van onze systemen.”

User virtualisatie is succesfactor

Dat maakt dat het alles behalve eenvoudig is om tijd- en plaatsonafhankelijk werken te realiseren. Waar normale kantoorautomatisering (KA) gemakkelijk is te virtualiseren en via ieder device kan worden aangeboden, is dat bij de wetenschappelijke applicaties waar het RIVM mee werkt niet altijd het geval. “Er is een shared service organisatie voor ICT bij de overheid. Die leveren een standaard KA-omgeving. Maar voor ons is dat bij lange na niet voldoende”, zegt Schuler.

Proof of Concept

Schuler schakelde een externe specialist in – Login Consultants – voor advies. Zij hebben in een Proof of Concept-opstelling een stack opgebouwd die duidelijk aangaf welke keuzes er op iedere laag gemaakt moesten worden om tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk te maken in de uitdagende IT-omgeving die het RIVM heeft. Schuler: “Het bleek dat user virtualisatie een cruciale succesfactor zou zijn. Dat wil zeggen dat we de gebruiker loskoppelen van de applicaties, besturingssystemen en apparaten.” Ten tijde van de PoC waren er slechts twee oplossingen die dat konden.

AppSense

De keus viel op AppSense vanwege de mogelijkheden die het pakket bood om het naar eigen inzicht in te richten. “AppSense biedt buitengewoon veel flexibiliteit. Juist door onze complexe omgeving en de specifieke eisen die sommige gebruikers stellen, was dat voor ons heel belangrijk.”

VDI-werkplek met 350 applicaties
De PoC liep naadloos over in een pilot met ongeveer 100 gebruikers. Op dat moment kwam ICT-Partners aan boord om de projectmedewerkers van RIVM te ondersteunen met technische kennis. “Wij hebben het project vrijwel volledig met eigen mensen gedaan. Alleen voor technische visie en ondersteuning hebben we ICT-Partners ingehuurd. In zo’n complex traject is het belangrijk om kennis van buiten aan te trekken. ICT-Partners is volledig gespecialiseerd in VDI. Zij weten wat er bij komt kijken om zo’n omgeving in te richten, kennen de technische details en zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Die kennis hebben ze voor een groot deel aan ons kunnen overdragen via learning on the job. Die samenwerking verliep uitermate plezierig.”
 
In de pilot is aangetoond dat het VDI-concept werkt, ook in een bijzondere omgeving als die van het RIVM. “We hebben een campus VDI-werkplek ontwikkeld waarin we ongeveer 350 applicaties aanbieden. Die virtuele werkplek kunnen medewerkers vanaf kantoor benaderen, maar ook vanuit huis en met een mobiel device”, zegt Schuler. Het is op dit moment nog niet mogelijk om alle 500 applicaties waar het RIVM mee werkt via deze omgeving aan te bieden, zegt hij. “We hebben een aantal laboratoriumsystemen die nog geen netwerkaansluiting hebben, maar waar wel een pc aan hangt. Die blijven nog even op een fat client draaien. Van de niet-apparatuurgebonden applicaties hebben we ongeveer 5 procent nog niet kunnen virtualiseren. Dat percentage is veel lager dan waar we eerst van uit gingen, en dat is te danken aan AppSense. We zijn erin geslaagd om veel applicaties waarvan we op voorhand dachten dat we die niet konden virtualiseren toch in de campusomgeving te integreren.”
 

 

Hoge medewerkertevredenheid

Na de succesvolle pilot is de nieuwe virtuele werkplek in een halfjaar tijd uitgerold naar alle medewerkers. Direct na de livegang is met een enquête de medewerkertevredenheid gemeten, en na enkele maanden nog eens. Schuler: “Je ziet dat medewerkers in eerste instantie moeite hebben met de verandering. Ze zien de voordelen nog niet. Maar als ze eenmaal aan de virtuele desktop zijn gewend, dan willen ze niet anders meer. Nu werkt iedere dag ongeveer 15 procent van de medewerkers thuis. We zien ook dat mensen regelmatig ’s avonds inloggen. Veel mensen werken dus echt tijd- en plaatsonafhankelijk.”

Self service voor medewerkers
Nu de VDI-omgeving ongeveer twee jaar in gebruik is, is het tijd voor de volgende fase, waarin de stabiliteit wordt verhoogd en nog verder wordt gesleuteld aan de performance. “We hebben de virtuele desktop in no time neergezet”, verklaart Schuler. “Dan maak je keuzes die erop zijn gericht dat het in eerste instantie gewoon goed werkt. Nu is het tijd om te gaan optimaliseren. Omdat alles met alles samenhangt, is dat best complex. Vandaar dat we dit nu in een nieuw project oppakken. Login Consultants gaat een scan doen van de hele omgeving om te zien of en waar er bottlenecks zitten, en ICT-Partners voert de AppSense Health Check uit. We denken dat uit beide diagnostische onderzoeken enkele verbeterpunten komen die de omgeving nog stabieler en sneller maken.”
 
Daarnaast komt er naast de basis campus-omgeving een Campus Plus en een Campus Open. In deze eerste omgeving kunnen medewerkers gebruikmaken van meer geheugenruimte en meer CPU-capaciteit, bijvoorbeeld voor complexe rekentaken. En in de tweede omgeving hebben ze de mogelijkheid om zelf software te installeren, bijvoorbeeld als ze tijdelijk in een project moeten werken met software van externe partners. “Dat komt best veelvuldig voor. Voorheen hadden ze de ICT-afdeling nodig om deze software te installeren, nu kunnen ze dat in de Campus Open-omgeving zelf.”
SSO voor wetenschap
Gezien het innovatieve karakter van dit project en de hoogwaardige kennis en expertise die het RIVM heeft opgedaan, onderzoekt de ICT-afdeling nu of zij samen met het KNMI een shared service organisatie kan oprichten die ICT-diensten levert aan wetenschappelijke instituten. Schuler: “Er is al een SSO ICT die een KA-omgeving levert. Wij denken dat het slim is als alle wetenschappelijke overheidsorganisaties samenwerken om tegemoet te komen aan de uitdagingen die er liggen om die complexe omgevingen up-to-date te maken. Wij hebben daar nu ervaring mee, die delen we graag.”
 
De belangrijkste les die hij daarin meeneemt is dat de gebruiker echt centraal moet staan als je een werkplek gaat virtualiseren. “Sterk user management is een absolute voorwaarde. Niet alleen om je gebruikers tevreden te houden, maar ook om de kosten voor beheer te beperken. Wij hebben aangetoond dat een hoge medewerkertevredenheid en kostenverlaging hand in hand kunnen gaan.”
In het kort

Uitdagingen

  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
  • Veeleisende, complexe applicaties virtualiseren
  • Kosten verlagen

Gekozen oplossingen

  • AppSense DesktopNow

Voordelen

  • Aansluiten bij uniforme rijksomgeving
  • Selfservice voor medewerkers
  • Virtuele desktop vanaf ieder device benaderbaar
RIVM

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu, kortweg RIVM, verricht onderzoek en adviseert de overheid hoe we onszelf en onze leefomgeving gezond kunnen houden. Het gaat dan om onderwerpen als het effectief bestrijden van infectieziekten, mensen gezond houden, goede zorg bieden, de veiligheid van consumenten bewaken en een gezonde leefomgeving bevorderen.

Laat u overtuigen, plan een referentiebezoek

Referentiebezoek plannen
Meer klantcases bekijken

Meer informatie?

Wij helpen u graag verder

Met ruim 100 consultants zijn wij dagelijks bezig met het oplossen van complexe vraagstukken rondom werkplek, datacenter en beheer van uw ICT.