Waterschap Groot Salland implementeert samen met ICT-Partners Lync 2013

Unified Communications
Toen halverwege 2014 de telefooncentrale van waterschap Groot Salland aan vervanging toe bleek, ging het waterschap op onderzoek uit naar nieuwe telefonie-oplossingen. De voorkeur ging gelijk al uit naar een oplossing met Unified Communications mogelijkheden.
Tijd- en locatieonafhankelijk werken
“Binnen het waterschap wordt tijd- en locatieonafhankelijk werken steeds belangrijker. Logischerwijs keken we bij de keuze voor een nieuwe telefonie-oplossing dan ook breder. Microsoft Lync bleek uiteindelijk de totaaloplossing te zijn die maximaal bijdraagt aan onze huidige businessdoelen”, aldus Helga de Boer, informatieadviseur bij waterschap Groot Salland en één van de kartrekkers voor de implementatie van Lync.
Productselectie
De keuze voor Microsoft Lync ging niet over één nacht ijs. De ICT-afdeling van het waterschap deed een klein marktonderzoek naar de mogelijkheden en concludeerde dat er twee producten in aanmerking zouden komen voor implementatie: Alcatel OpenTouch en Microsoft Lync. “Alcatel OpenTouch, omdat onze toenmalige telefooncentrale een Alcatel was. Lync, omdat we hierover in de markt veel positieve geluiden hoorden. Dit is ook één van de redenen geweest waarom we uiteindelijk voor Lync hebben gekozen", verklaart De Boer de keuze voor Lync.
Federeren
"We werken onder de noemer Waterkracht nauw samen met de waterschappen Reest en Wieden, Zuiderzeeland, Vechtstromen en Rijn en IJssel en stemmen ICT-middelen en infrastructuur met elkaar af. Gezamenlijk hebben we gekozen voor Microsoft Lync. Bijkomend voordeel van deze keuze is dat het hierdoor mogelijk is om onderling te federeren (communiceren via Lync met personen buiten de eigen organisatie)."
Proof of Concept
Om te onderzoeken of Lync ook echt past bij de organisatie zet het waterschap samen met ICT-Partners een Proof of Concept op, waarin 70 medewerkers worden gevraagd om te gaan testen met Microsoft Lync. Helga: “We werken graag met proven technology en willen voordat we implementeren eerst testen of een oplossing aansluit op al onze eisen en wensen. Vanuit technisch oogpunt producten implementeren en over de schutting gooien naar de organisatie werkt niet. Een PoC is een goede manier om de organisatie mee te nemen in ontwikkelingen én draagt bij aan het succes van de implementatie”.
De samenwerking met ICT-Partners

Voor advies en begeleiding tijdens en na de PoC schakelt waterschap Groot Salland ICT-Partners in. “We hadden al ervaring met ICT-Partners als dienstverlener tijdens een eerdere Exchange migratie. Dit gaf ons vertrouwen om ook dit project samen met hen aan te gaan”, vertelt De Boer.

Functionele implementatie

“Bovendien hecht ICT-Partners net als ons veel waarde aan de functionele implementatie. Wanneer te veel vanuit een technische blik wordt geredeneerd, blijkt, zeker in het geval van Microsoft Lync, de oplossing vaak niet te passen bij het werk van de eindgebruiker. Terwijl deze bij het gebruik van Lync centraal staat. ICT-Partners kwam met waardevolle tips & trucs om de business geleidelijk mee te nemen in de transitie en te overtuigen van het nut en de noodzaak van Microsoft Lync.”

Over de Proof of Concept
ICT-Partners richtte de PoC bij waterschap Groot Salland in op basis van Active Communications ACS Enterprise software, een Lync 2013 omgeving in een eigen gescheiden forest. Deze constructie zorgde ervoor dat er geen directe aanpassingen in de infrastructuur van waterschap Groot Salland nodig was. Tevens is de Lync omgeving hierdoor eenvoudiger te beheren.
De PoC-groep
Omdat het gebruik van Lync per bedrijfsonderdeel verschillend is, werd een PoC gehouden met een vertegenwoordiging vanuit alle lagen van de organisatie (dijkgraaf, directie, communicatie, receptie). Circa 70 eindgebruikers deden mee aan de PoC.
Randapparatuur
Om Lync optimaal te kunnen ervaren werd tijdens de PoC één kamer omgebouwd tot video conference zaal en kreeg de testgroep verschillende headsets van Jabra ter beschikking. Tevens werd getest met diverse mobiele devices.
Enthousiasmeren van gebruikers
Toen de PoC op Lync werd aangekondigd reageerden gebruikers aanvankelijk sceptisch. Zij zagen niet direct het nut in van Lync en pretendeerden dat zij geen tijd hadden voor het in hun ogen onzinnige product. Helga: “De grootste fout die je kunt maken, is dat je denkt dat het vanzelf gaat. Je moet mensen meenemen, stimuleren en er vooral de tijd voor nemen”.
Lync café

De PoC startte daarom ook met een kick-off waarin ICT-Partners een demo gaf over de mogelijkheden van Lync. Zo werd een chatsessie en een video conferentie opgezet. Dit was de eerste stap om gebruikers enthousiast te maken. Om het voor de gebruikersgroep ook tijdens de PoC-periode levendig te houden, startte De Boer zelfs een Lync café. Oftewel: een plek, op locatie bij het waterschap, waar testers vragen konden komen stellen en opdrachten kon maken om Lync optimaal te ervaren.

'Nooit meer zonder Lync'
Na een PoC-periode van twee maanden veranderde spontaan de mening van de gebruikers. Lync bleek niet langer onzinnig. Een groot aantal testgebruikers wilde zelfs niet meer zonder! “We konden dus dankzij ICT-Partners met én door de organisatie het definitieve besluit nemen om Microsoft Lync te implementeren. Voor ICT is dat de mooiste soort beslissing die je kunt nemen!”, concludeert Helga de Boer.
Fusie
Omdat inmiddels duidelijk is dat er een fusie met waterschap Reest en Wieden op handen is en dit ook impact zal hebben op huisvesting en bereikbaarheid is besloten de huidige telefooncentrale voorlopig te behouden en Lync enkel aanvullend in te zetten als oplossing voor presence, chat en video conferencing. De overleggen met betrekking tot de fusie vinden nu zelfs deels via video conferencing plaats.
In het kort

Business drivers

  • Modern werkgeverschap
  • Betrouwbare waterautoriteit
  • Integrale kosten/baten afweging

Gekozen oplossingen

  • Microsoft Lync 2013
  • Active Communications ACS Enterprise
  • Jabra headsets
  • Vaddio Groupstation Video Conferencing systeem

 

Door het waterschap ervaren voordelen van Lync 2013

  • Besparing reistijd (video conference tijdens overleg landelijk samenwerkingsverband)
  • Makkelijker overleggen, communicatie is laagdrempeliger
  • Eenvoudig zien wanneer een collega beschikbaar is
  • Elkaar vanaf afstand toch kunnen zien i.p.v. alleen spreken
Waterschap Groot Salland
Waterschap Groot Salland zorgt in West-Overijssel voor voldoende oppervlaktewater van goede kwaliteit, beschermt het gebied tegen hoogwater en wateroverlast en houdt binnen zijn beheersgebied de Vecht bevaarbaar.

Laat u overtuigen, plan een referentiebezoek

Referentiebezoek plannen
Meer klantcases bekijken

Meer informatie?

Onze experts helpen u graag verder

Met ruim 100 consultants zijn wij dagelijks bezig met het oplossen van complexe vraagstukken rondom digitale strategie, de werkplek en het datacenter.